Minggu, 19 April 2009

PERBEDAAN, PERSAMAAN, TUGAS, DAN FUNGSI SEKRETARIS, ADMINISTRASI, DAN TATA USAHA

BAB I
PENDAHULUAN

A. Latar belakang
Sampai sekarang banyak mahasiswa yang susah membedakan antara tugas, fungsi dan ruang lingkup dari seorang Sekretaris, Administrasi dan Tata Usaha karena tugas dan fungsi dari masing-masing bagian itu hampir mirip jika dipikir secara sepintas padahal semuanya itu mempunyai tugas dan fungsi yang berbeda-beda. Oleh karena itu, untuk menghilangkan pemikiran tersebut maka disusunlah makalah ini dengan judul “Perbedaan, Persamaan, Tugas dan Fungsi Sekretaris, Administrasi dan Tata Usaha”.
B. Rumusan Masalah
1. Apa perbedaan, persamaan, tugas dan fungsi antara Sekretaris, Administrasi dan Tata Usaha ?
C. Tujuan pembahasan
Tujuan pembahasan dalam makalah ini adalah :
1) Menjelaskan pengertian antara Sekretaris, Administrasi dan Tata Usaha.
2) Mendeskripsikan tugas antara Sekretaris, Administrasi dan Tata Usaha.
3) Menjelaskan fungsi Sekretaris, Administrasi dan Tata Usaha.
4) Mengetahui perbedaan dan persamaan antara Sekretaris, Administrasi dan Tata Usaha.
D. Lingkup pembahasan
Ruang lingkup makalah ini membahas perbedaan, persamaan, tugas dan fungsi Sekretaris, Adminitrasi dan Tata Usaha.




BAB II
PEMBAHASAN
SEKRETARIS
a. Pengertian sekretaris
Sekretaris is an assistant to a chief, who takes dictation, prepare corespondence, receives visitors, check or reminds chief of therir official angagement or appointment, and performa many other rolated duties that increase the effectiveness of the chief.
Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.

b. Kedudukan dan peran sekretaris
  Sekretaris organisasi bertindak sebagai Kepala Sekretariat yang mempunyai wewenang membuat rencana, membuat keputusan, mengorganisir bawahan dan sarananya, melakukan pengawasan, memberi perintah, menyelenggarakan sistem komunikasi yang baik, melakukan pengarahan, penyempurnaan organisasi dan tata kerja. 
c. Ruang lingkup, tugas dan fungsi sekretaris
 Menyelenggarakan pembinaan ketatausahaan, khususnya yang berhubungan dengan pekerjaan surat menyurat yang meliputi pembuatan surat, penerimaan, pengolahan, pendistribusian, dan penyimpanan.
 Menyelenggarakan tata hubungan baik secara intern maupun extern. 
 Menyelenggarakan rapat.
 Menyelenggarakan pengaturan penerimaan tamu / kunjungan.
 
d. Tugas Kesekretarisan
1. Tugas-tugas Rutin
Menerima telepon, menyusun dan membuat jadwal pimpinan, membuat surat, menyiapkan agenda rapat, mengatur daftar kegiatan perusahaan / organisasi, menyusun pembukuan perusahaan serta membantu pimpinan.
2. Tugas-tugas Khusus
Mengingatkan jadwal pimpinan jika tidak ada di tempat, misal ada rapat, perjalanan dinas dan membuat memo kepada manager yang lain.
3. Tugas-tugas Istimewa
Tugas yang diberikan oleh organisasi yang dipandang sangat special karena diberikan kepercayaan yang lebih daripada bagian lainnya, misalnya menjemput tamu, mendapat perintah dari pimpinan untuk melakukan perjalanan dinas.
4. Tugas-tugas Resepsionis
Menerima tamu, menghandle tiket, mencatat pengeluaran perjalanan dinas, mencatat pesan lewat telepon, mencatat janji-janji untuk pimpinan.
e. Fungsi
 Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen 
 Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
 Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan 
 Sebagai pusat dokumentasi.





ADMINISTRASI
Banyak pengertian administrasi yang dikemukanan oleh para ahli
administrasi, ada pengertian adminitasi secara luas dan ada pengertian
administrasi secara sempit, dan bahkan ada yang mengartikan sebagai
proses sosial
Dalam pengertian yang luas menurut Musanef (1996:1) dalam
bukunya Manajemen Kepegawaian di Indonesia menyebutkan bahwa
administrasi adalah kegiatan sekelompok manusia melalui tahapantahapan
yang teratur dan dipimpin secara efektif dan efisien, dengan
menggunakan sarana yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan yang
diinginkan 
Dalam implementasinya, administasi berkembang dan
mempunyai tugas-tugas yang biasa disebut sebagai fungsi administrasi
sebagaimana yang dikemukakan oleh para ahli seperti Henry Faysol,
Harold Koontz, George R. Terry dan lain-lain, diantaranya adalah fungsi
perencanaan, pengorganisasian sampai dengan fungsi pengawasan.
Salah satu bentuk rumusan pengertian adminitasi secara luas yang
sederhana antara lain menyebutkan :bahwa administrasi adalah
keseluruhan proses rangkaian pelaksanaan kegiatan yang dilakukan
oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha
bersama demi tercapainya tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.
Meskipun rumusannya sederhana, pengertiannya tetap mempunyai
cakupan yang luas, yaitu seluruh proses kegiatan yang berencana dan
melibatkan seluruh anggota kelompok.
Sedangkan dalam pengertian sempit, sebagai yang dikemukakan
oleh Soewarno Handayaningrat (1996:2), dalam bukunya “Pengantar
Studi Ilmu Administrasi dan Manajemen” , administrasi adalah suatu
kegiatan yang meliputi catat-mencatat, surat-menyurat, pembukuan
ringan, ketik mengetik, agenda dan sebagainya yang bersifat teknis
ketatausahaan.
Selanjutnya, dalam makalah ini penulis mengartikan administrasi
dalam pengertian sempit sebagai ketata usahaan. Meskipun sebenarnya
antara administrasi dan ketatausahaan mempunyai arti yang jauh
berbeda tetapi penulis yakin bahwa antara administrasi dengan ketatausahaan masih mempunyai keterkaitan yang sangat erat.

TATA USAHA
Ada beberapa pengertian tentang Tata Usaha, tetapi kesemuanya
hampir mempunyai kesamaan pengertian yang mengarah kepada
pengaturan tulis menulis dan catat mencatat. Berikut beberapa
pengertian tentang Tata Usaha
a. Ditinjau arai asal kata
Tata Usaha terdiri dari dua kata, yaitu “Tata” dan “Usaha” yang
masing-masing kurang lebih mempunyai pengertian sebagai berikut
Tata adalah suatu peraturan yang harus ditaati., dan Usaha ialah
suatu usaha dengan mengerahkan tenaga, pikiran untuk mencapai
suatu maksud. Jadi menurut arti kata, Tata Usaha adalah suatu
aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses
penyelenggaraan kerja.

b. Dalam Kamus Bahasa Indonesia 

Dijelaskan bahwa yang dimaksud
dengan istilah Tata Usaha ialah penyelenggaraan tulis menulis
(keuangan dan sebagainya) di perusahaan, negara dan
sebagainya, sedangkan penata usaha ialah orang-orang yang
menyelenggarakan taha usaha.

c. The Liang Gie dalam bukunya Administrasi Perkantoran Modern

Memberikan pengertian bahwa tata usaha ialah segenap rangkaian
aktivitas menghimpun, mencatat, mengelola, mengadakan,
mengirim dan menyimpan keterangan-keteranagn yang diperlukan
dalam setiap usaha kerja.
Selanjutnya, dalam makalah ini tata usaha diberi pengertian
sebagai aktivitas administrasi dalam arti sempit yaitu, kegiatan untuk
mengadakan pencatatan dan penyusunan keterangan-keterangan,
sehingga keterangan-keterangan itu dapat digunakan secara langsung
sebagai bahan informasi bagi pimpinan organisasi yang bersangkutan
atau dapat dipergunakan oleh siapa saja yang membutuhkan.

















BAB III
PENUTUP
A. KESIMPULAN
 Persamaan antara Sekretaris, Administrasi dan Tata Usaha adalah sama-sama melakukan pekerjaan kantor.
 Perbedaannya adalah :
 Sekretaris Administrasi Tata Usaha
Pengertian Sekretaris adalah seseorang yang membantu seorang pemimpin atau badan pimpinan atau perusahaan, terutama untuk penyelenggaraan kegiatan administratif yang akan menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatyan operasional perusahaan.
 Administrasi adalah suatu kegiatan atau rangkaian kegiatan yang berupa proses pengelolaan usaha kerjasama sekelompok manusia yang tergabung dalam suatu organisasi untuk mencapai tujuan bersam yang telah ditetapkan sebelumnya agar efektif dan efisien”.
 Tata Usaha adalah suatu aturan atau peraturan yang terdapat dalam suatu proses penyelenggaraan kerja.


Tugas o Memperlancar lalu lintas dna distribusi informasi ke segala pihak baik intern maupun ekstern. 
o Mengamankan rahasia perusahaan / organisasi
o Mengelola dan memelihara dokumentasi perusahaan atau organisasi yang berguna bagi kelancaran fungsi manajemen (POAC).
 • Pelaksanaan administrasi pendidikan dan evaluasi;
• Pelaksanaan pemrosesan/penerbitan ijazah, transkrip 
• Pelaksanaan registrasi mahasiswa baru dan lama; 
• Pelaksanaan pembuatan statistik;
• Pelaksanaan penerbitan kartu mahasiswa;
• Pelaksanaan administrasi sarana pendidikan;
• Mendata ruang kuliah dan laboratorium;
• Pelaksanaan administrasi kerjasama;
• Pengurusan izin ke luar negeri bagi dosen dan mahasiswa;
• Pengurusan paspor dinas dan bebas fiskal;
• Pembuatan ijazah, akta dan transkrip bagi lulusan sebelumnya;
• Melakukan layanan layanan kesejahteraan mahasiswa dan pemberian beasiswa;
• Koordinator pelaksanaan wisuda
 o Pelaksanaan tata usaha kantor, perlengkapan, urusan dalam, dan administrasi di lingkungan Dinas Bina Marga dan Pengairan; 
o Penyusunan rencana kegiatan tahunan.
o Pelaksanaan urusan keuangan; 
o Pelaksanaan urusan bina program; 
o Pelaksanaan urusan kepegawaian; 
o Pelaporan hasil pelaksanaan tugas; 




Fungsi  Mengadakan pencatatan dari semua kegiatan manajemen 
 Sebagai alat pelaksana pusat ketatausahaan.
 Sebagai alat komunikasi organisasi / perusahaan 
Sebagai pusat dokumentasi • Planning (Perencanaan)
• Pengorganisasian (Organizing)
• Pengkoordinasian (Coordinating)
• Komunikasi
• Supervisi
• Kepegawaian (Staffing)
• Pembiayaan
• Penilaian (Evaluating) o Pelaksanaan tata usaha kantor, perlengkapan, urusan dalam, dan administrasi di lingkungan Dinas Bina Marga dan Pengairan; 
o Penyusunan rencana kegiatan tahunan Dinas Bina Marga dan Pengairan; 
o Pelaksanaan urusan keuangan; 
o Pelaksanaan urusan bina program; 
o Pelaksanaan urusan kepegawaian; 
o Pelaporan hasil pelaksanaan tugas; 
o Pelaksanaan tugas dinas lain yang diberikan oleh Kepala Dinas.




1 komentar:

yana mengatakan...

makalah ini pas bgt lg gw cari. thx a lots to ryoe yang uda nolong gw dgn makalahnya.
salam knal
yana